Z&PC De Otters Het Gooi heeft als doel om zwemplezier voor iedereen mogelijk te maken. Bij meningsverschillen zoeken we graag gezamenlijk, als leden van één vereniging onder elkaar, naar een gepaste oplossing. Mocht het toch voorkomen dat die oplossing niet voorhanden ligt, dan geldt deze klachtenprocedure als middel om een gepaste oplossing voor alle betrokken leden (waaronder zwemmers, bestuurders en instructeurs) te vinden. De commissie zal dan een commissielid of onafhankelijk lid aanwijzen om de klacht te behandelen (de casemanager).
Indienen van een klacht
Alvorens een klacht in te dienen volgens deze klachtenprocedure, verzoekt de commissie diplomazwemmen alle leden altijd eerst onderling en/of samen met de instructeur te zoeken naar een oplossing.
Een klacht kan worden ingediend via diplomazwemmen@deottershetgooi.nl. In de klacht dienen ten minste de volgende gegevens vermeld te worden:
Gegevens van het lid waar het om gaat (naam, geboortedatum, lidnummer, contactgegevens)
Omschrijving van de klacht: formuleer uw klacht zo duidelijk en concreet mogelijk;
voor zover relevant tijdstip/moment waarop de klacht betrekking heeft.
De Diplomazwemcommissie ontvangt de klacht en stelt binnen één week een casemanager (of casemanagers indien noodzakelijk) van de klacht aan.
Binnen één week na ontvangst wordt een ontvangstbevestiging van de klacht verstuurd, met daarin de te nemen vervolgstappen en de contactpersoon voor de afhandeling.
Behandeling van de klacht
De casemanager van de klacht past hoor en wederhoor toe bij de betrokken partijen en tracht binnen 4 weken na ontvangst van de klacht alle partijen gehoord te hebben.
Uiterlijk binnen 6 weken na ontvangst van de klacht wordt door de casemanager een oplossing voorgesteld aan de indiener van de klacht en andere betrokkenen. De casemanager kan hierbij de mening van het bestuur vragen.
De casemanager stuurt op opvolging van eventuele vervolgacties als onderdeel van die oplossing.
Vastleggen afhandeling van de klacht
Van de procedure, de klacht en de oplossing en/of vervolgacties wordt een verslag samengesteld door de casemanager.
Dit verslag wordt opgenomen in de klachtenadministratie (handboek).
Een klacht in geval van seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie
Mocht u klachten hebben over seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag (pesten, discriminatie, mishandeling, e.d.) dan verwijzen wij u naar de vertrouwenscontactpersoon van de KNZB of NOC*NSF. Deze klachten worden uiteraard door hem/haar strikt vertrouwelijk behandeld. Op de website vindt u de regeling vertrouwenscontactpersoon met contactgegevens.
Gasten online: 3
Noahhoutsnee
